9 načina da svoje povratne informacije učinite učinkovitijima

Ne radi se samo o davanju povratnih informacija, već o načinu na koji dajete povratnu informaciju. (Flickr fotografija Grega Andersona Photography)

To je dobra stvar, jer je povratna informacija ono što njihovo osoblje najviše treba od njih. Pozitivne ili negativne, povratne informacije su gorivo koje nam je svima potrebno da poboljšamo svoj rad.

No, kao i kod mnogih vrijednih odluka, tajna uspjeha leži u izvršenju.

Kolega mi je nedavno ispričao priču o slanju povratnih informacija nekome za koga se pokazalo da nije prijemčiv. Sastanak nije dobro prošao. To me navelo na razmišljanje o tome koliko čimbenika može utjecati na način na koji se naše povratne informacije čuju i na njih reagiraju – i koliko od tih čimbenika možemo kontrolirati.

Kako možete biti sigurni da ćete svoje povratne informacije dostaviti na način koji osigurava da će biti primljeni i postupljeni?

Evo devet ideja za povećanje šansi da će vaše povratne informacije biti primljene onako kako to namjeravate: Unos koji može pomoći zaposlenicima da bolje rade. Odaberite nekoliko i dajte im priliku:

1. Posvetite se stvarnom obraćanju pažnje. Da bi vaše povratne informacije bile korisne, moraju biti konkretne i sadržajne. 'Priča mi nije uspjela', piscu ne daje puno posla. Bolje bi bilo: 'Pitam se jeste li mogli ubrzati ritam priče da koristite jednu ili dvije zavisne rečenice manje.'

   Da biste ponudili tu razinu povratnih informacija, morate pročitati priču - ili pogledati video ili proučiti grafiku - i zatim razmisliti o zašto djelovalo je ili je nedostajalo. To zahtijeva da posvetite svoje vrijeme i pažnju, ali povećava šanse da će vaš doprinos biti dobrodošao i da se po njemu postupa.

2. Napravite povratnu rutinu. Ovo je zdrav razum: što mi češće nudite povratne informacije, to više postaje dio našeg poslovanja – i veća je vjerojatnost da ću na njih pozitivno odgovoriti.

   U uredima u kojima povratna informacija od šefa predstavlja 'događaj', odgovor zaposlenika može biti obrambeni ili zbunjen, smanjujući vjerojatnost da će rezultirati bilo što pozitivno.

   Umjesto toga, evo kako bi trebao teći naš idealan radni dan:
   Vi i vaš zaposlenik surađujete na poslu, a zatim razgovarate o tome kako je prošlo. Zašto pričati? Kako bismo sutra radili još bolje.

3. Usredotočite se na jednu stvar. Ako ćete ljudima rutinski nuditi povratne informacije, sigurno ne možete svaki razgovor učiniti dugotrajnom, dubinskom kritikom. Bolje je da se usredotočite na samo jedan element njihova rada: nejasnu grafiku, sjajno osvjetljenje, intervju koji otkriva. Budite što precizniji u svom zapažanju i uvijek pokažite naprijed: što možemo pokušati sljedeći put?
4. Dobro uokvirite svoje povratne informacije. Kolegica mi je rekla da joj je njezin šef uvijek predočio svoje povratne informacije na način koji joj je pomogao da ih čuje kao konstruktivne. Razmislite o tome koliko je svaki vaš zaposlenik različit. Jedan je samokritičan, drugi nesiguran, treći ima neke slijepe točke. S obzirom na iste povratne informacije, svatko će ih čuti drugačije — a to zahtijeva od vas da razmislite o tome kako najbolje prilagoditi svoj doprinos svakom zaposleniku. Kako znaš kako to učiniti? Dobro…
5. Radite na cjelokupnoj vezi. Znati kako uokviriti povratne informacije za pojedinog djelatnika zapravo od vas zahtijeva poznavati djelatnika. Što nas dovodi do još jedne točke zdravog razuma: što je jači vaš odnos s vašim osobljem, veća je vjerojatnost da će vaše povratne informacije biti dočekane s povjerenjem i otvorenošću. Naposljetku, ako je vaša veza jaka, na sve ćete načine – svojim zadacima, svojim zagovaranjem i interesom za njihove osobne ciljeve – pokazati da radite u njihovo ime. Nakon što ta veza povjerenja postoji, vjerojatnije je da će vaše povratne informacije biti dobrodošle i prihvaćene.
6. Pitati pitanje. Povratna informacija ne mora biti niz izjava. Kad vam se sviđa način na koji je netko nešto učinio, zašto ne pitate zašto je to učinila na taj način? Moja prijateljica, Jill Geisler, ističe da imate nekoliko prednosti od ove taktike: zaposlenik zna da vam se sviđa posao, a vi pomažete osoblju da razmisli o tome zbog čega je njezin pristup uspio. Što zaposlenik više razmišlja o tome, veća je vjerojatnost da će to ponoviti. Misija izvršena.
7. Uravnotežite pozitivno i negativno. U nekim redakcijama zaposlenici se žale da povratnu informaciju dobivaju jedino kada ih hvale - i (budući da su novinari skeptici) u to ne vjeruju. Ali lijek za to ne mora biti aktivno traženje nečega kritičnog za reći svima. Ako netko radi dobro, identificirajte područja u kojima može postati još bolji, nove pristupe koje bi mogli isprobati, načine na koje se mogu rastegnuti. Jer svi možemo. A ravnoteža koju postignete svojim prijedlozima može pomoći da vaši komplimenti steknu vjerodostojnost.
8. Povremeno, idite duboko. Vaše svakodnevne, rutinske povratne informacije obično će uključivati ​​posao koji je osoblje obavilo jučer ili danas. Međutim, povremeno je pametno povući objektiv i razgovarati s zaposlenicima o njihovom cjelokupnom radu. Kako ide u ritmu? Kako se ponašamo u odnosu na te ciljeve društvenih medija? Koliko je uspješno naše multimedijsko pripovijedanje? Kombinacija konstruktivnih svakodnevnih povratnih informacija i pronicljivih, povremenih povratnih informacija učinit će te godišnje preglede mnogo lakšim—i mnogo vrijednijim.
9. I svako malo napravite uspomenu. Moj prijatelj Gregory Favre savjetuje menadžerima da “pišu pohvale i govore kritike”. Mudri savjeti.

   Razmislite o tome: koliko vas ima pozdravnu poruku od šefa koja je negdje skrivena u dosjeu? Većina nas to čini. Podsjećaju vas na trenutke kada ste se osjećali ostvarenim i cijenjenim. S druge strane, rijetko kada sam bio više iscrpljen nego kad sam dobio poruku od šefa u kojoj je kritizirao moj učinak. Isti osjećaj postojanosti koji me potiče da zadržim tu komplementarnu notu čini kritičku posebno bolnom - kao da je iskupljenje malo vjerojatno. Obično, šef to ne namjerava; ali to je ono što ja doživljavam.

   Izgovaranje kritike povećava šansu da ću jasno čuti poruku i imati priliku razgovarati o njoj. Stoga s vremena na vrijeme zapišite dobre stvari. Ali ako je poruka kritična, razgovarajte o njoj.

I evo još jednog posljednjeg prijedloga. Nakon što podijelite povratne informacije s djelatnikom, pozovite djelatnika da vam da nešto zauzvrat. 'Kako sam ja za tebe?' sjajno je pitanje za postaviti ljude s kojima uistinu surađujete. Prisjetite se našeg idealnog radnog dana:

Surađujemo na poslu, a onda razgovaramo o tome kako je prošlo — kako bismo mogli bolje raditi sutra. Oboje.