Novi ste u radu na daljinu? Ovi alati će vam olakšati prijelaz na rad od kuće

Shutterstock.

Kako se epidemija koronavirusa nastavlja (čak pojavljivanja u redakcijama ), organizacije traže od zaposlenika da rade od kuće kad god mogu.

Za neke to može značiti otkrivanje praznina u vašim alatima. Imajući to na umu, sastavili smo popis alata koji bi vam mogli pomoći u rješavanju različitih potreba koje vaš tim može imati da ostanete povezani i učinkoviti na poslu.

Gotovo je nemoguće sastaviti iscrpan popis s obzirom na brzinu kojom se novi proizvodi lansiraju ili zatvaraju, ali ovo su neki od najčešćih alata koje vidimo da koriste redakcije. Također smo težili alatima s jednostavnijom ugradnjom i upotrebljivošću, a ne dijeljenjem složenih alata koje nije lako usvojiti. Uključili smo informacije o cijenama, ali trebali biste provjeriti web stranice platformi za najtočnije informacije jer se mogu razlikovati ovisno o veličini i potrebama vaše organizacije. Imajte na umu da vaša tvrtka može imati pravila o tome koje verzije alata možete koristiti zbog sigurnosnih ograničenja.

Ti su alati organizirani prema tri uobičajene potrebe za alatima koje većina organizacija dijeli: komunikacija, dokumentacija i upravljanje projektima.

Zapamtite da alati koje koristite ne bi trebali biti kompliciraniji od zadatka koji pokušavate ostvariti. Odaberite ono što najbolje funkcionira za tijek rada i stilove rada vas i vašeg tima.

Kako bi komunikacija licem na zaslon bila uspješna, važno je jasno razumjeti očekivanja od vaše komunikacijske platforme.

Prihvatite asinkronu prirodu komunikacije preko platformi za razmjenu poruka. Organizirajte svoje razgovore u kanale ili čavrljanje kako informacije ne bi postale prevelike ili ih je teško pronaći. Odvojite vrijeme za kalibraciju postavki obavijesti kako biste pronašli pravu ravnotežu između informiranog i preopterećenog. Koristite rasporede i statuse za utvrđivanje dostupnosti.

Google Hangouts - video konferencija

Googleov proizvod za video konferencije, Hangouts Meet, nudi sučelje jednostavno za korištenje za virtualne sastanke, dijeljenje zaslona i chat. Ako vi ili vaša organizacija već koristite G Suite, možete besplatno koristiti napredne značajke G Suitea na razini poduzeća do 1. srpnja. To vam omogućuje snimanje videozapisa i sastanke za do 250 osoba.

Ako ste potpuno spremni na korištenje G Suitea za e-poštu (Gmail) i kalendar (Google kalendar), korištenje Google Hangouts Meeta prilično je jednostavno. Google kalendar će automatski izraditi Meet poziv sa svakom kalendarskom pozivnicom koju pošaljete, a svi na pozivnici moći će pristupiti pozivu. Jednom unutar poziva, sučelje je jednostavno za razgovor i dijeljenje zaslona. Ako upravljate osobnim G Suite računom i radnim G Suite računom, uvijek može biti teško odabrati ispravan račun.

Određivanje cijene
Ako imate Gmail račun, imate besplatnu verziju Google Hangouts Meeta, koja vam donosi 25 sudionika po pozivu.

Zatišje – asinkrona komunikacija

Slack je naširoko prihvaćen, i mnogi ga vole i mrze. Osnovna funkcionalnost vrti se oko višekanalnih, pojedinačnih i malih grupnih razgovora. Međutim, možete povećati svoju upotrebu Slacka korištenjem mnoštva integracija koje mogu prenijeti informacije između Slacka i drugih platformi koje vaša organizacija također može koristiti.

Sa Slack timom možete biti spremni za nekoliko minuta, a sučelje za chat je razumno dostupno ljudima s iskustvom sa sustavima za razmjenu poruka na mreži.

Određivanje cijene
Slack ima višestruki sustav cijena. Besplatna verzija uključuje ograničenu povijest poruka i ograničene integracije.

Zum - video konferencija

Zoom uključuje video konferencije, dijeljenje zaslona, ​​chat i snimanje videa u pretplati na osnovnoj razini. Prilično intuitivno sučelje čini sudionicima relativno laku navigaciju nakon što su u sesiji.

Postavljanje računa je brzo, ali trebali biste odvojiti nekoliko minuta da se upoznate s kontrolama za pokretanje sastanka kako biste znali gdje se sve nalazi kada vam zatreba. Kontrole unutar sučelja videopoziva prilično su jednostavne i većina korisnika će moći vidjeti kako pristupiti chatu ili dijeliti zaslone ako je potrebno. Veće razine pretplate dat će vam više alata, kao što su sobe za odlaganje, što može biti od pomoći ako koordinirate razgovor s većom grupom ljudi.

Određivanje cijene
Zoom ima višestruki sustav cijena. Besplatna verzija omogućuje korisnicima da ugosti do 100 sudionika, ima neograničene sastanke jedan na jedan, ograničenje grupnih sastanaka od 40 minuta i neograničen broj ukupnih sastanaka.

Skype - video konferencija

Skype je još jedna opcija za hosting video ili audio konferencijskih poziva s do 50 osoba. Također možete koristiti Skype za pozivanje ljudi koji nisu na platformi. Skype olakšava dijeljenje datoteka tijekom poziva, dijeljenje zaslona i slanje poruka. Jedna od velikih razlika između Skypea i Zooma je ta što na Skypeu možete upravljati kontaktnim knjigom i inicirati pozive s drugima, za razliku od pozivanja ljudi u sobu za sastanke ili zakazivanja videokonferencije kao što biste to učinili u Zoomu. Skype radi više poput tradicionalnog telefonskog iskustva, dok Zoom radi više kao virtualna soba za sastanke.

Ova platforma postoji već neko vrijeme i doživjela je priličan broj promjena tijekom godina. Ako je prošlo neko vrijeme otkako ste ga koristili, možda ćete se iznenaditi kad otkrijete nekoliko novih stvari. Sučelje je prilično navigacijsko za svakoga tko ima iskustva s online razmjenom poruka.

Određivanje cijene
Microsoft kao proizvod nudi razne verzije Skypea. Cijene uglavnom ovise o vašoj upotrebi poziva.

WhatsApp grupa – sigurno slanje poruka i pozivanje

WhatsApp pruža internetsko pozivanje i end-to-end šifrirane poruke. Aplikacija vam omogućuje stvaranje različitih grupa i slanje poruka. Izvorno je to bila mobilna aplikacija, no sada je dostupna i desktop verzija.

WhatsApp organizira sučelje putem razgovora i poziva. Chatovi će prikazati popis vaših grupa. Dovoljno je samo nekoliko dodira za ulazak u grupno sučelje, stvaranje novog ili slanje kontakta. Također možete postaviti trenutni status kako biste pomogli svom timu da zna kada ste dostupni.

Određivanje cijene
WhatsApp je potpuno besplatan.

Vjerojatno već imate postojeće spremište dokumentacije — sustav za praćenje informacija kojem svi trebaju pristup. Ako to ne učinite, ovo je prilika da ga stvorite.

Čak i kada se vratite u ured, dragocjeno je imati pouzdano mjesto za informacije kada ljudi imaju pitanja. Pohranite svoje timske prakse, projektne prezentacije, retrospektive, bilješke sa sastanaka i ideje za razmišljanje na predvidljivom mjestu i svi će u vašoj organizaciji imati koristi, bez obzira na to, daljinski ili ne. Ovi alati pomoći će vam da dovedete svoju dokumentaciju u red.

Google dokumenti – obrada teksta, dokumenti, proračunske tablice

Google dokumenti se često smatraju Microsoft Wordom, ali na internetu. Iako se modelira na procesoru teksta, stvarno je postao mnogo više od klona Worda. Sada je postao defacto alat za digitalne dokumente. U svojoj srži, njegova je funkcionalnost prilično jednostavna i trebala bi biti poznata svakome tko je koristio program za obradu teksta. Međutim, zbog svoje povezanosti s cijelom linijom proizvoda Google Drive, uključujući Google tablice i Google Slides, Google dokumenti mogu uvoziti podatke, grafikone i tablice iz tih proizvoda. Također može pokretati prilagođene skripte.

Ako ste koristili program za obradu teksta, ne biste trebali imati problema s početkom izrade dokumenta u Google dokumentima. Organiziranje tih dokumenata može biti malo veći izazov. Google dokumenti dio su Google diska, gdje možete organizirati dokumente, tablice, slajdove na različite načine. Na kraju ćete stvoriti vlastiti datotečni sustav na svom Google disku, za razliku od datotečnog sustava vašeg računala. Poput drugih Googleovih proizvoda, ako imate osobni G Suite račun i radni G Suite račun, upravljanje računom koji koristite u određenom trenutku može biti izazov.

Određivanje cijene
Besplatno za sve korisnike G Suitea.

Red – upravljanje dokumentacijom i projektima

Coda je dokumentacijski sustav koji ima za cilj spojiti više niti. Jedinstvena vrijednost u Codi je mogućnost postojanja različitih vrsta datoteka u jednom prostoru. Vaši slajdovi, proračunske tablice i tablice mogu živjeti unutar istog dokumenta, umjesto da se moraju kretati između različitih proizvoda. Ovo je od velike pomoći ako imate različite resurse koje trebate prikupiti dok radite na projektu.

Budući da postoji mnogo različitih stvari koje možete učiniti i puno različitih integracija koje možete iskoristiti, korisno je pogledati galeriju predložaka Coda kako biste stekli dojam što je moguće. Ovo je posebno važno ako smatrate da vam je prazno platno neodoljivo i niste sigurni kako organizirati svoj posao.

Određivanje cijene
Coda nudi višeslojni sustav plana. Besplatna verzija uključuje neograničene urednike i izradu dokumenata, neograničene gledatelje, ograničenu veličinu dokumenta, niske kvote za automatizaciju, ograničene integracije (iako nisu uobičajeni alati koji će vam vjerojatno trebati), 7-dnevnu povijest verzija, suradnju u stvarnom vremenu, neograničene mape i podršku zajednice.

Pojam – upravljanje dokumentacijom i projektima

Notion je pridošlica koju se često smatra konkurentom Google dokumentima. Stvarno, pokušava spojiti različite alate kao što su Evernote, Trello i Airtable u jedno. Notion vam omogućuje stvaranje i organiziranje dokumenata koji mogu učiniti puno više od obrade riječi. Dokumenti u Notionu mogu uključivati ​​popise obveza, kalendare, baze podataka i još mnogo toga. Ako trebate mjesto za organiziranje dokumenata i upravljanje zadacima koji proizlaze iz tih dokumenata, Notion može biti rješenje na jednom mjestu za te probleme.

Notionova ideja o stranicama i organizaciji u početku može biti zbunjujuća. Trebali biste imati jasnu viziju koje dokumente želite pohraniti u Notion prije nego što zaronite. To može riješiti mnogo različitih problema, stoga shvatite svoj konkretni slučaj upotrebe prije nego što vas preopterećeni.

Određivanje cijene
Pojam ima slojeviti sustav plana. Besplatna verzija nudi neograničene članove i goste, 1000 'blokova' (zapravo dijelova sadržaja) i 5 MB pohrane datoteka.

evernote – dokumentacija

Evernote ima dugu povijest kao aplikacija za vođenje osobnih bilješki. Dugo je dopuštao pojedincima da pišu bilješke, prikupljaju informacije s weba i organiziraju informacije pomoću robusnog sustava označavanja i kategorizacije, što ga čini popularnim istraživačkim alatom. Neki možda ne znaju da Evernote također ima značajke suradnje, po cijeni. Poslovni plan Evernotea ima značajku pod nazivom Spaces, koja skuplja bilješke tima i dokumente zajedno u formatu nalik na Drive.

Evernote se može koristiti vrlo jednostavno kao samo mjesto za pisanje bilješki. Ali ima slojeve i slojeve značajki koje se mogu suprotstaviti najmoćnijim korisnicima. Njegov web clipper omogućuje spremanje web stranica i PDF-ova s ​​weba i pohranjivanje na vaš Evernote račun. Možete koristiti označavanje i pretraživanje za filtriranje bilješki na beskrajne načine.

Određivanje cijene
Evernote ima višeslojni sustav plana. Besplatna verzija uključuje potpune mogućnosti bilježenja, kao i označavanje i pretraživanje, bez dijeljenja bilješki.

Alati za upravljanje projektima obuhvaćaju raspon od jednostavnih platformi koje upravljaju jednom komponentom do proizvoda velikih razmjera koji se bave širokim rasponom funkcionalnosti koje mogu biti potrebne u organizaciji.

Trello – upravljanje projektima

Trello je zgodan vizualni sustav za organiziranje posla s karticama i popisima. Možete izgraditi tijek rada koji najbolje funkcionira za vaš tim, u kojem se stavke mogu brzo i jednostavno premještati na temelju njihovog statusa. Trello je također uveo pravila i integracije koji mogu pomoći da vaša organizacijska struktura bude upravljiva. Trello također ima predloške u slučaju da trebate neke ideje kako najbolje iskoristiti njegovu funkcionalnost.

Korisničko sučelje je prilično jednostavno i nije pretjerano kao neke platforme za upravljanje projektima. Trello radi manje od nekih drugih platformi, ali to može biti dobra stvar jer dobro radi ono što želi i bez nereda od prevelike funkcionalnosti.

Određivanje cijene
Trello ima višeslojni sustav plana. Besplatna verzija uključuje neograničene osobne ploče, neograničene kartice, neograničene popise, ograničenje za učitavanje datoteka od 100 MB, 10 timskih ploča i ograničenu automatizaciju.

Airtable – upravljanje podacima i organizacija

Najbolji način razmišljanja o Airtableu je kao proračunska tablica sa super moćima. Uz Airtable možete organizirati podatke u poznatom tabelarnom formatu, ali se onda mogu pretvoriti u kanban ploče, kalendare i vizualne galerije slične Trellu. Možete postaviti prilagođene obrasce koji će unositi korisnički unos u vašu Airtable bazu podataka. Za profesionalne korisnike, Airtable ima 'Blokove', koji dodaju dodatnu funkcionalnost dodatka u tablice, kao što su geokodiranje, grafikoni, pa čak i način dizajniranja web stranica na temelju podataka u vašoj tablici.

Airtable koristi jedinstveni jezik za opisivanje svoje funkcionalnosti. Ono što biste obično smatrali proračunskom tablicom ili bazom podataka naziva se 'Baza'. Ima 'Blokove' (za profesionalne korisnike) koji uključuju plug-in tehnologije u vaše baze. Nakon što prođete kroz jezik, Airtable je vrlo fleksibilan alat za proračunske tablice koji vam daje neku korisnu moć nad Google tablicom.

Određivanje cijene
Airtable ima višeslojni sustav plana. Besplatna verzija uključuje neograničene baze, 1200 zapisa po bazi, 2 GB prostora za privitke po bazi i dva tjedna povijesti revizija.

Domet – upravljanje projektima

Range se bavi poslom da se zna tko što radi i gdje se timovi nalaze u smislu ciljeva. Raspon olakšava individualno planiranje zadataka i timske prijave s rasporedima i prednostima širokog spektra integracija s aplikacijama koje ćete vjerojatno koristiti, kao što su Slack, Google Drive, Kalendar, Trello i Github.

Ima prijateljsko korisničko sučelje, a proces ugradnje vodi vas kroz kako ga koristiti. Savjeti i primjeri dostupni su u svim prikazima dok ih ne odbacite.

Određivanje cijene
Teren je besplatan za timove do 10 ljudi. To je 14 dolara mjesečno za svakog dodatnog suigrača.

ponedjeljak – upravljanje dokumentacijom i projektima

Ponedjeljak je odborski organiziran sustav za upravljanje projektima i radnim tijekovima. Integracije se povezuju s aplikacijama koje možda već koristite. Različiti pogledi, poput opterećenja i vremenskih rokova, prikazuju status posla na korisne načine što olakšava procjenu što se i kada radi. Funkcionalnost se može automatizirati s rutinama automatizacije bez koda koje mogu pojednostaviti zadatke.

Stranica nudi puno funkcionalnosti, ali proces ugradnje novih računa obavlja pristojan posao vođenja vas kroz proces postavljanja nove ploče. U sučelju je puno toga dostupnog pa će možda trebati malo vremena da shvatite koja je funkcionalnost dostupna.

Određivanje cijene
Ponedjeljak ima višeslojni sustav plana u kojem se cijene temelje na broju korisnika. Osnovni plan, koji iznosi 39 USD za pet korisnika mjesečno, nudi neograničene ploče, 20 vrsta stupaca, Kanban prikaz, ugrađene obrasce, 5 GB prostora za pohranu i jednotjedni dnevnik aktivnosti.

Posljednje dvije stavke na ovom popisu prilično su robusne platforme za upravljanje projektima koje mogu biti više od onoga što tražite ako samo pokušavate riješiti privremene praznine u svom tijeku rada. Međutim, ako ste spremni procijeniti intenzivnije platforme za upravljanje projektima, ovo su opcije sve u jednom za razmatranje.

Asana – sveobuhvatna dokumentacija, upravljanje projektima i komunikacijska platforma

Asana je platforma za upravljanje projektima velikih razmjera koja se može nositi s raznim aplikacijama u marketingu, prodaji, operacijama, proizvodima i različitim potrebama upravljanja tijekom rada. Teško je sažeto opisati svu njegovu funkcionalnost jer se Asana bavi višestrukim prostorima za upravljanje projektima. Obuhvaća veći dio funkcionalnosti kombinacije gore navedenih proizvoda, uključujući komunikaciju, upravljanje zadacima, rasporede, tijek rada projekta i još mnogo toga.

Određivanje cijene
Asana ima višeslojni sustav plana. Besplatna verzija uključuje upravljanje zadacima; prikazi popisa, ploča i kalendara; primatelji i rokovi dospijeća; do 15 suigrača i integracija aplikacija.

Osnovni logor – sveobuhvatna dokumentacija, upravljanje projektima i komunikacijska platforma

Basecamp, koji je izgradila tvrtka koja je bila pionir rada na daljinu još prije nego što je bilo cool, obećava da će riješiti sve vaše glavne potrebe za alatima u jednom sveobuhvatnom rješenju. U Basecampu stvarate projekte. Unutar projekata možete kreirati popise obveza, dodjeljivati ​​zadatke, slati najave članovima tima, zakazivati ​​sastanke, dijeliti dokumente i započeti grupne razgovore. Uz sve to, Basecamp bi teoretski mogao zamijeniti Google Docs, Slack, Dropbox, Trello i Asana.

Basecamp snažno naglašava asinkronu prirodu rada na daljinu. Ako tražite rješenje koje vam omogućuje rad s ljudima u različitim rasporedima, na različitim mjestima, s različitim mogućnostima daljinske komunikacije, Basecamp je posebno zanimljivo rješenje.

Kupnja proizvoda kao što je Basecamp znači kupnju cjelokupne filozofije upravljanja proizvodima. Za neke ljude stvarno djeluje, a druge isključuje. Ali ako ste spremni za sveobuhvatno rješenje, odvojite vrijeme za učenje Basecampa naučit će vas puno o tome što funkcionira za vašu organizaciju, a što ne.

Određivanje cijene
99 USD mjesečno za neograničene korisnike i projekte.

Tyler Fisher je zamjenik direktora za tehnologiju u Katalizator vijesti . Može se dobiti na tyler@newscatalyst.org i na Twitteru na @tylrfishr .

Heather Bryant je zamjenica direktora, proizvod, u Katalizator vijesti . Može se dobiti na heather@newscatalyst.org i na Twitteru na @hbcompass .

News Catalyst pomaže novinskim organizacijama da se transformiraju u održiva digitalna poduzeća.