Upravljanje telefonom? 10 ideja za bolji konferencijski poziv

(Slika putem DepositPhotos)

Kako mogu upravljati ljudima koje ne vidim?

To je pitanje koje dobivam od velikog broja menadžera koji rade s udaljenim osobljem i freelancerima i komuniciraju s njima putem Skypea, Google Hangoutsa, e-pošte, online chatova i, da, telefona.

Iz onoga što menadžeri traže jasno je da je unatoč inovacijama u komunikacijskoj tehnologiji i dalje izazovno učinkovito komunicirati s ljudima koji rade na drugom mjestu.

Dobro se sjećam izazova. U svom prvom kancelarijskom poslu u The Philadelphia Inquireru, koordinirao sam izvještavanje novina o New Jerseyju i naučio mnogo o kockanju u kockarnicama, močvarama brusnica, lokacijama otrovnog otpada Superfunda i korumpiranim političarima. Budući da sam bio u Philadelphiji i većina mog osoblja radila je u uredima koji se nalaze u Trentonu i točkama južno, također sam naučio puno o upravljanju telefonom.

U godinama nakon toga (a bilo ih je dosta), moje korištenje telefona često je uključivalo okupljanje grupa ljudi za konferencijske pozive. Neki su pozvani da daju objave ili podijele informacije. Drugi su pružili način za razmišljanje o idejama ili raspravu o pristupima problemu. Neki su se održavali mjesečno, tjedno ili čak dnevno kako bi članovi mog decentraliziranog osoblja mogli jedni druge izvještavati i zajedno planirati. A neki su pozvani da se bave konkretnim, jednokratnim pitanjima.

Nedavno sam se čuo s menadžerom koji je tražio savjete o omogućavanju učinkovitog konferencijskog poziva. Potvrđujući da je ovo umjetnost, a ne znanost, te da svoj individualni pristup trebate prilagoditi jedinstvenim potrebama i kvalitetama svoje grupe, nudim ove ideje. Nadam se da su od pomoći.

1 . Upoznajte sudionike. Prvi korak u uspješnom konferencijskom pozivu odvija se mnogo prije nego što se netko javi. Morate poznavati sudionike — i oni vas. Stoga posjećujte svoje udaljene lokacije što je češće moguće. Biti u stanju staviti lica s glasovima. (Četiri godine sam radio s dva slobodnjaka u Jerseyu i nikad ih nisam osobno upoznao.) Možda nećete moći posjećivati ​​osoblje svog ureda i slobodnjake svaki tjedan, ili čak svaki mjesec, pa kad možete, neka se posjet računa – pozabavite se poslovnim problemima koji omogućuju svakome od vas da vidite drugoga na djelu.

dva. Postavi cilj. Čak i ako se poziv održava svaki tjedan kako bi se raspravljalo o pitanjima kao što su nadolazeće nedjeljno izdanje, metrika vaše web stranice ili napredak dugoročnog projekta, postavite jasan cilj za svaki poziv. Ako sve što želite učiniti je osigurati da svi znaju na čemu njihovi kolege rade, možete svakome reći da pošalje nešto u pisanom obliku i odustane od sastanka. Ali ako želite identificirati najbolju priču u tjednu i podijeliti ideje za njezino predstavljanje, pobrinite se da svi u pozivu to znaju unaprijed - i pomozite da se to dogodi. Zapamtite da ako me pozovete na poziv, moram razumjeti zašto sam tamo i što se od mene očekuje da doprinesem njegovom uspjehu. To počinje kad shvatim tvoj cilj. (I budite realni. Ne možete stvoriti strategiju društvenih medija u jednom 60-minutnom pozivu. Ali možete se dogovoriti oko procesa i dodijeliti zadatke onima koji su uključeni u projekt. To je napredak.)

3. Pripremite dnevni red. I podijelite to. Prije poziva pošaljite e-poruku sudionicima koja uključuje cilj poziva i sve specifične točke rasprave. Ako mi unaprijed kažete o čemu ćemo razgovarati, daje mi priliku da razmislim o problemu i čemu bih mogao doprinijeti. Ako sam introvertiran, upravo ste mi puno pomogli. Također, navedite u e-mailu imena onih koji će biti na pozivu. To će mi pomoći da zamislim tko sjedi za ovim virtualnim konferencijskim stolom.

4. Počnite (i završite) na vrijeme. Ako je teško voditi osobni sastanak kada ljudi stalno dolaze, još je teže kada ulaze u konferencijski poziv nakon što je započeo. Ako poziv treba započeti u 14 sati, započnite ga u 14 sati. i pratiti one koji kronično kasne. A sa svoje strane, svakako završite poziv kada ste rekli da će završiti.

5. Uzmi roladu. Na početku poziva volim da sudionici poziva najave svoju prisutnost. Time se postižu dvije stvari: pomaže sudionicima da predoče tko sjedi za virtualnim konferencijskim stolom; i daje mi priliku da napravim popis tko je na pozivu - tako da mogu biti sigurni da se svačiji glas čuje.

6. Postavite očekivanja za sudjelovanje. Pozovite ljude. Konferencijski pozivi, kao i svi sastanci, omogućuju vam slanje raznih poruka, poput: “Trebamo ideje svih u ovoj organizaciji.” 'Najglasniji glasovi neće imati prednost.' “Svačijim idejama ćemo se odnositi s poštovanjem.”

Previše konferencijskih poziva, kao i previše osobnih sastanaka, krše ova načela, a organizacija je lošija za to. Kao moderator, pratite tko govori i pitajte one koji šute što misle. Ako se netko sprema razgovarati za 26^thvrijeme, pristojno reci: 'Prije nego progovoriš, Williame, zašto se ne čujemo sa Susan?' Ne zaboravite, ovo je tvoj poziv.

I pazite da svojim mišljenjima obeshrabrite sudjelovanje - vaše riječi imaju veliku težinu. Opet, zapamtite da je sastanak vaš. Možete govoriti kad god želite. Pa neka drugi idu prvi.

7. Ostanite na pravom putu. Držite na oku svoj cilj i razgovor na mjestu. Kada se rasprava osmišljena za iznošenje ideja za poboljšanje izvedbe u rokovima pretvori u raspravu o tome tko je što učinio jedne noći u listopadu, vladajte stvari. Ponovite cilj i sažmite dosadašnji napredak grupe. Zatim neka se rasprava nastavi.

8. Ne bojte se tišine. Tumačenje tišine na konferencijskom pozivu je prava umjetnost. Mnogi voditelji pretpostavljaju da šutnja znači da je rasprava zastala i da je njihova odgovornost pokrenuti razgovor. Ali zapamtite odgovor dobrog novinara na šutnju: neka visi. Osoba s kojom se intervjuira često ga ispunjava — a ponekad odvede razgovor na dublje mjesto. Ili, odgovorite na šutnju preoblikovanjem teme o kojoj se raspravlja; postavite pitanje koje pomaže skupini da pogleda na problem iz drugačije perspektive. Zaključak: Ne dopustite da vas šutnja navede da prebrzo napustite raspravu. Možda još uvijek ima dobrih mjesta za otići.

9. Dogovorite se o sljedećim koracima. Dok se bližite kraju razgovora, rezimirajte što je grupa postigla, povežite to s navedenim ciljem sastanka i predložite sljedeće korake. Što ćete učiniti s rezultatima sastanka? Što trebate učiniti drugi na pozivu? Tko će se javiti tijekom sljedećeg poziva? Kad će to biti? Ostavite svima jasan osjećaj zašto je poziv bio produktivno korištenje njihovog vremena.

10. Nastavite putem e-pošte. Neki menadžeri vole da netko u pozivu uzme detaljne zapisnike i potom ih podijeli sudionicima. Obično se naginjem kraćem naknadnom e-poruci u kojem sumiram ono što smo postigli i ono što smo dogovorili da će biti sljedeći koraci. Ali neka situacija vodi vaše praćenje. Ako je vaš cilj bio osmisliti ideje za nadolazeću predizbornu kampanju, a poziv je generirao 57 ideja, e-poruka koja ih sve navodi govori grupi da ima puno dobrih ideja. Ako je vaš cilj bio obilježiti napredak tekućeg programa osposobljavanja osoblja, sažeti odlomak bi mogao biti dovoljan.

Najvažnije, zapamtite da se upravljanje osobljem putem telefona oslanja na iste osnove kao i osobno upravljanje. Vaš uspjeh će rasti i padati na kvaliteti odnosa koje izgradite s tim osobljem. I svaka interakcija koju imate s njima - bilo da je to jedan na jedan ili u grupi - pridonosi kvaliteti tih odnosa.

Birajte. (Samo se šalim.)